Orion Energies est une entreprise spécialiste du développement solaire photovoltaïque. L’entreprise est un interlocuteur privilégié dans les projets d’énergie solaire de la conception jusqu’à la construction des centrales. Avec plus de 50 salariés, Orion Energies dispose de plusieurs bases de données volumineuses sur Excel nécessitant une synchronisation constante. Mais Excel, bien que puissant, s’avère être un outil limité face à la courbe de croissance de l’entreprise.
Avant de travailler avec Bienfait, Orion Energie utilise Excel comme outil central de gestion de tous les projets. Les membres de l’entreprise avaient un Excel propre aux projets dont ils avaient la charge qui était ensuite mis à jour et synchronisé avec un Excel général (qui était lui même alimenté par des macros Excel). La limite de ce mode de fonctionnement est qu’avec la taille des fichiers et la multiplication des projets, la synchronisation entre toutes les bases de données devenait très lourde. Afin de déployer une solution adaptée à son processus métier et à la taille de son entreprise, Orion Energies contacte plusieurs agences no-code. Elle décide de travailler avec Bienfait pour son expertise, sa méthodologie et son accompagnement.
1. Créer des bases de données complètes et adaptées au processus métier d’Orion Energies
2. Centraliser et unifier les données pour faciliter leur traitement
Avant de trancher en faveur du no-code, l’entreprise a pensé se tourner vers un ERP. Les ERP sont des logiciels professionnels de gestion des processus d’une entreprise. La problématique avec les ERP est qu’aucun d’entre eux n’était réellement adapté à leur spécialité qui est la mise en place de projets d’énergie solaire. Face à cette limite, le no-code s’est avéré être la solution idéale en raison de sa puissance mais aussi de son grand degré de personnalisation et de sa capacité d’itération pour une entreprise en croissance comme Orion Energies.La mission avec Orion Energies a commencé par une identification des besoins du client. Cette phase de cadrage a permis de prendre connaissance de leurs différents projets, des tâches propres à leur domaine d’activité. Le but était d’extraire au maximum leur connaissance métier afin de produire une solution sur-mesure. Une fois les besoins et objectifs validés avec les porteurs de projets, nous sommes entrés en phase de développement. Le premier point a été de créer les bases de données dans Airtable (3 bases Airtable, avec 10 tables par base et 100 à 10.000 records par table). Afin de répondre aux enjeux métiers, nous avons mis en place de nombreuses automatisations directement depuis le module d’automatisation d’Airtable (40 automatisations afin de limiter les actions manuelles des utilisateurs et ainsi fiabiliser les données).Une fois cette intégration faite, nous avons migré les données d'Excel à Airtable. Comme toujours avec les bases de données, la question de la visualisation est primordiale. Nous avons travaillé sur plusieurs visualisations pour que les employés puissent facilement avoir accès aux données et les traiter. Pour cela nous avons utilisé le module “Interface” d’Airtable. La phase de développement étant terminée, nous avons effectué plusieurs tests pour optimiser au mieux la solution déployée. Cette phase s’est accompagnée d’une formation des utilisateurs à l’outil pour faciliter la transition d’Excel à Airtable.
L’expertise de Bienfait a été déployée pour optimiser un process métier très lourd et chronophage. L’utilisation d’Airtable nous a permis de construire des bases de données plus adaptées à la courbe de croissance d’Orion Energies. Le tout vite fait mais surtout Bienfait.
