Audit et accompagnement Airtable

Contexte général

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VivaTech est un salon qui rassemble depuis 10 ans toutes les technologies d’Europe et du monde, avec la volonté de réunir les grands groupes et les startups autour de l’innovation. Son équipe compte plus d’une cinquantaine de collaborateurs à l’année, divisée en 5 équipes distinctes.

Pendant l’événement, l’effectif double voire triple, pouvant atteindre jusqu’à 150 collaborateurs au total. Vous imaginez qu’il peut être difficile de s’organiser en un laps de temps avec autant de nouveaux venus, qu’il faut briefer rapidement. C’est la raison pour laquelle l’équipe digitale a fait appel à nos experts.

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Les objectifs à atteindre

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1. Fluidifier l’usage d’Airtable
2. Rendre lisible et accessible l’information
3. Centraliser et mettre en commun les bases de données

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Contexte d’utilisation

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Cela faisait deux ans que l’équipe de VivaTech utilisait Airtable, mais de manière assez éparse. Chaque collaborateur possédait sa propre base de données, ce qui entraînait des duplications et une complexité importante dans la lecture et l’accès aux informations.

Au total, on recensait 150 bases, soit presque une par collaborateur. Trop de bases, trop peu de clarté, et surtout un manque d’historique et de traçabilité à cause des duplications annuelles.

C’est dans ce contexte que l’équipe digitale de VivaTech a sollicité Bienfait pour structurer, optimiser et harmoniser l’usage de la plateforme.

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La solution proposée

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Nos têtes bien faites ont proposé une première phase d’audit pour comprendre l’usage actuel de l’outil et interroger les différentes équipes. Cette étape correspond à la première phase de notre méthodologie : Cadrer.

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Ce que l’audit a révélé

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• Un besoin de formation pour uniformiser les pratiques sur Airtable.
• Un besoin de centralisation de l’information pour limiter les doublons et améliorer l’accessibilité.

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Mise en œuvre de la méthodologie Bienfait

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Après le cadrage, nous avons entamé la deuxième phase : Designer.

Il ne s’agissait pas de maquetter une interface, mais de designer toute la vision du projet :

1. Une vision métier (business)
2. Une vision digitale
3. Une vision Airtable, que nous avons appelée “Viva Airtable”

L’accompagnement a eu lieu entre janvier et février 2024, et a débouché sur la phase 3 de la méthodologie Bienfait : Construire.

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Refonte des bases de données

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Nous avons mis en place les fondations définies lors de l’audit, avec la création de bases communes et partagées entre toutes les équipes. Avant, les bases étaient dispersées ; désormais, elles sont centralisées dans une vue d’ensemble claire, organisée autour de Master Data, avec notamment :

• Une base de données pour toutes les entreprises
• Une base de données pour tous les contacts
• Une base de données pour toutes les innovations
• Et bien d’autres encore…

Chaque équipe dispose ainsi d’une base attribuée, connectée à l’ensemble du système.

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Formation & intégrations avancées

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L’accompagnement s’est terminé par une formation sur les intégrations possibles avec Airtable, pour connecter leurs bases à des outils comme Salesforce ou Inwink, et exploiter tout le potentiel de l’outil.

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Un projet réalisé vite fait, mais bien fait

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Grâce à la méthodologie Bienfait : Cadrer, Designer, Construire, le projet VivaTech a été mené avec succès, en un temps record, tout en assurant durabilité, lisibilité et performance pour les prochaines éditions du salon.