Notion est un outil qui se définit comme un espace de travail unique conçu à la fois pour les individus et les équipes. C’est le seul outil qui permet de prendre des notes, de gérer des tâches, de créer des pages webs et des bases de données puissantes, le tout au même endroit. De plus, depuis 2021, Notion a développé une API robuste qui permet de le connecter avec le reste de vos outils digitaux.
Tout d’abord, il faut vous l’avouer : nous utilisons Notion pour tout chez Bienfait. C’est à la fois notre outil de documentation, de gestion de tâches, de suivi de projets et même notre CRM. Bref, on est fan de Notion.
Tous. C’est le seul outil que nous recommandons pour tout le monde, quelle que soit la taille de l’équipe, quelles que soient les compétences digitales, quel que soit le domaine. Tout le monde devrait avoir un espace Notion pour soi et son équipe. Point.
Documentation et base de connaissance
C'est le premier usage de Notion. Le système de blocs vous permet de créer des pages et de les organiser simplement selon votre système. Lorsque nous démarrons un nouveau projet, nous rassemblons l'ensemble de la connaissance sur le projet au même endroit pour ensuite venir structurer les idées et les actions réalisées pour ce projet. Cela permet en un clic de retrouver l'ensemble de la matière du projet mais aussi pour toute nouvelle personne de comprendre rapidement ce qui s'est passé sur le projet.
Site web (Portfolio)
Notion repose sur un système de blocs et de pages. Tout comme un site web. C'est pourquoi de nombreux freelances réalisent leur portfolio sur Notion. Petit exemple ici : Portfolio Simon Olivier (oui c'est le portfolio de Simon, preuve qu'on utilise les outils qu'on vous présente).
Gestion de tâches et de projets
Nous avons récemment mis en place Notion pour un fleuriste en ligne qui doit gérer de multiples projets et de nombreux interlocuteurs (mise en place d’une décoration d’une boutique par exemple pour un évènement). Notion a permis de faire collaborer 3 équipes au même endroit, de donner de la visibilité au client et aussi d’automatiser les processus (quand une opportunité est gagnée dans le CRM, une page projet est créée automatiquement avec les infos du CRM).
CRM (uniquement pour un faible volume commercial)
Chez Bienfait, nous utilisons Notion comme CRM. Pourquoi ? Nous suivons nos projets dans Notion, donc dès qu’une opportunité est gagnée, nous la basculons dans l’outil en projet et nous conservons ainsi tout l’historique au même endroit. Dès lors, que le nombre de leads, d'opportunités, et des clients à traiter par mois dépasser la vingtaine, il est nécessaire de passer sur un autre outil comme Airtable ou de basculer sur un CRM comme Hubsport ou Pipidrive, si et seulement si les cycles de ventes sont longs (avec de nombreux rendez-vous et de points de contacts pour réaliser une vente.
