Quels outils pour la prise de rendez-vous en ligne ?

Celui que vous avez déjà : Google Agenda

Depuis peu Google Agenda peut être utilisé comme un outil de gestion de prise de rendez-vous en utilisant la fonctionnalité de “planification de rendez-vous”, qui vous permet de créer des liens de rendez-vous qui peuvent être partagés avec vos clients ou collègues, qui peuvent ensuite choisir une heure pour leur rendez-vous en fonction de votre calendrier.

Voici les étapes pour transformer Google Agenda en un outil de gestion de prise de rendez-vous :

1. Ouvrir Google Agenda et créer un nouvel événement en cliquant sur le bouton "+" dans la vue de calendrier.
2. Dans l'écran de création d'événement, cliquez sur le bouton "Planification de rendez-vous" en haut de la fenêtre.
3. Sélectionnez la durée de rendez-vous souhaitée et les heures de travail disponibles pour vos rendez-vous.
4. Personnalisez les paramètres de planification tels que les heures de début et de fin des rendez-vous, les jours ouvrables et les créneaux horaires disponibles pour les rendez-vous.
5. Copiez le lien de rendez-vous généré par Google Agenda et partagez-le avec vos clients ou collègues. Vous pouvez aussi ajouter l’interface de prise de rendez-vous directement sur votre site web.
6. Les personnes avec qui vous partagez le lien de rendez-vous peuvent alors choisir un créneau horaire disponible pour leur rendez-vous en fonction de votre calendrier.
7. Une fois qu'un rendez-vous est réservé, il apparaîtra automatiquement dans votre calendrier Google Agenda.

L’avantage de Google Agenda est que vous l’avez déjà donc quasiment aucun paramétrage ni adaptation à faire. Aucune certitude mais nous pensons que l’outil restera gratuit. Pour une utilisation très simple, la seule contrainte finalement ici est d’avoir un compte Google. Vous pouvez d’ailleurs, si vous n’en avez pas encore, en créer un spécialement pour cette fonctionnalité.

En revanche si vous avez besoin d’aller plus loin et de rajouter des routines de rappels par exemple ou de rendre la réservation payante vous devrez soit mettre en place des automatisations en dehors de Google Agenda soit utiliser un autre outil.

Pour bien débuter : Zcal

Zcal est une solution qui vous permet de créer, en quelques clics, un lien permettant à n’importe qui de consulter votre agenda et de choisir un créneau pour un rendez-vous. En termes de fonctionnalités Zcal est assez proche de Google Agenda, les utilisateurs prennent des rendez-vous parmi les plages que vous avez choisies et les disponibilités à date. Ils peuvent recevoir un rappel un ou plusieurs jours avant le rendez-vous. Vous pouvez intégrer le calendrier au sein d’une page web donc directement sur votre site.

La marche à suivre pour commencer à utiliser Zcal est relativement simple :

1. Vous devez créer un compte gratuit sur le site web Zcal.co.
2. Vous pouvez créer un événement en indiquant la date et l'heure souhaitées, ainsi que les participants que vous souhaitez inviter. Vous pouvez également ajouter une description de l'événement, des détails sur le lieu, et des notes supplémentaires.
3. Une fois que vous avez créé l'événement, Zcal.co génère un lien unique que vous pouvez envoyer aux participants pour leur permettre de choisir une heure parmi les options proposées.
4. Les participants peuvent alors choisir une heure qui leur convient le mieux, et Zcal.co met automatiquement à jour l'invitation en fonction des choix des participants.
5. Enfin, vous pouvez envoyer des rappels automatiques aux participants pour vous assurer que tout le monde est au courant de l'heure et du lieu de l'événement.

Les plus de Zcal par rapport à GCalendar :

• pouvoir facilement créer plusieurs liens avec des réglages différents
• personnaliser beaucoup plus l’interface de prise de rendez-vous avec la possibilité d’ajouter une photo et une vidéo de bienvenue
• copier vos futures disponibilités en format texte pour les coller dans un email
• créer un lien d’invitation personnalisé pour faire gagner du temps à votre invité et rendrez son expérience de réservation plus agréable encore

Selon nous le gros avantage de Zcal est son interface de gestion beaucoup plus simple que celle de Google Agenda, si vous n’étiez pas encore convaincu par les fonctionnalités supplémentaires de Zcal, vous le serez certainement par son expérience utilisateur.

Celui qui vous fera passer à l’échelle : Calendly

Calendly est un outil qui vous permet d’ouvrir votre calendrier au plus grand nombre, sans bien sûr divulguer vos rendez-vous aux yeux de tous.

Il vous permet de synchroniser votre calendrier et de le partager avec des tiers, afin qu'ils puissent choisir une date et une heure pour planifier un rendez-vous en fonction de vos disponibilités.

Voici comment fonctionne Calendly.com :

1. Vous vous inscrivez sur Calendly.com et connectez votre calendrier (Google, Outlook, Office 365 ou iCloud).
2. Vous créez un modèle de rendez-vous en personnalisant les types de rendez-vous, la durée, les créneaux horaires, les fuseaux horaires et les dates de disponibilité.
3. Vous partagez votre lien Calendly avec vos clients ou vos contacts professionnels.
4. Vos clients ou vos contacts professionnels choisissent une date et une heure parmi les créneaux horaires disponibles.
5. Calendly envoie une confirmation de rendez-vous automatique à toutes les parties impliquées et ajoute le rendez-vous à votre calendrier synchronisé.

L'outil est souvent utilisé par les professionnels indépendants, les coaches, les conseillers, les consultants, les recruteurs, les représentants commerciaux et les prestataires de services qui cherchent à simplifier le processus de planification de rendez-vous et à économiser du temps.

Quelques autres fonctionnalités de Calendly :

1. Notifications et rappels : Calendly envoie des notifications automatiques aux participants pour leur rappeler leur rendez-vous et inclut également des liens pour annuler ou reporter le rendez-vous.
2. Personnalisation : vous pouvez personnaliser les e-mails et les pages de confirmation de rendez-vous avec leur propre marque.
3. Intégrations avec des outils tiers : Calendly peut être intégré à d'autres applications telles que Salesforce, Zoom, HubSpot, GoToMeeting, etc.
4. Prise en charge de différents fuseaux horaires : Calendly permet aux utilisateurs de configurer différents fuseaux horaires pour les rendez-vous.
5. Rapports et statistiques : Calendly fournit des rapports et des statistiques pour les rendez-vous, les annulations, les modifications et autres informations utiles pour les utilisateurs.
6. Paiement : vous pouvez faire payer la réservation à vos clients directement depuis Calendly.

Calendly a une offre gratuite qui vous permettra d’ouvrir un calendrier et commencer à gérer des réservations, si vous avez besoin de gérer plusieurs calendriers / agendas il vous faudra un abonnement. C’est sans doute l’outil qui vous permettra d’aller le plus loin avant de devoir passer sur une solution plus complète encore.