L'importance croissante des outils de gestion des tâches dans le métier de Product Ops est indissociable de l’évolution des outils de gestion de projet et du monde de la Tech.
L’expérience client, est devenue aujourd’hui un puissant levier de démarcation, et l’implémentation d’outils no-code demeure encore novatrice pour l’époque.
Intégrer le no-code dans vos process en interne vous aide à atteindre plus d’agilité et de flexibilité, ce qui peut vous faire gagner un large coup d’avance sur vos concurrents.
Découvrez dans cet article comment un outil de gestion de tâches en no-code peut vous aider à faire la différence.
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Un outil de gestion de tâches, comme son nom l’indique, a pour fonction de gérer vos tâches.
Parmi les plus connus, il existe Trello, Asana, ou encore Notion, un outil no-code qui dépassera sûrement vos attentes en terme de gestion.
Intuitif, pratique et accessible, cet outil puise ses fonctionnalités dans l’histoire du gestionnaire de tâches d’entreprise, en proposant le fameux modèle KANBAN développé dans les années 50 au Japon par l’entreprise Toyota.
Ce tableau propose une gestion des tâches assez simple comme sur Trello, il vous suffit de remplir les tâches “à faire, en cours, terminées” et de leur attribuer des dates d’échéances.
Au fond, un outil de gestion de tâches, est comme un mentor qui vous rappelle vos tâches à effectuer, leurs dates d’échéances, assurant ainsi un suivi qui contribue au bon déroulement de votre projet et assure sa concrétisation.
En plus de centraliser vos tâches, un gestionnaire améliore la collaboration en offrant une convergence des efforts de toutes les équipes, ainsi la cohésion est plus facile à maintenir.
A l’inverse d’une roadmap projet, un outil de gestion de tâches se focalise uniquement sur l’opérationnel.
L’utilité d’un gestionnaire de tâches est multi factorielle.
Prenons l’exemple des prodcuct ops, ils sont en première ligne de la livraison en bonne et due forme du projet aux clients.
Ainsi le suivi des tâches est cruciale pour parvenir à une livraison dans les délais et garantir la satisfaction client, d’ailleurs cette règle vaut pour tous les secteurs d’activités !
Un gestionnaire de tâche vous permet de préciser la vision projet, en le suivant au quotidien, vous bénéficiez ainsi d’une meilleure organisation et priorisation des tâches.
L’outil, vous permet de centraliser les tâches de le hiérarchiser afin d’optimiser votre temps et vos ressources.
Ainsi, vos équipes sont plus productives, et vos clients satisfaits de recevoir leur livrable à temps !
Par ailleurs, ce n’est pas le seul avantage que propose cet outil, il ouvre la voie à une meilleure visualisation et suivi de l’avancée des tâches.
Par exemple, les tableaux de bords et les indicateurs de performances vous aident à poursuivre l’avancement de vos projets, certains outils proposent plus ou moins ce type de fonctionnalités.
Ce qui facilite une gestion proactive de vos projets.
Evidemment, une bonne gestion des tâches a un impact positif sur la cohésion et l’efficacité de vos équipes avec des fonctionnalités de partage et de commentaire, qui fluidifient la communication entre les différentes équipes, et permet ainsi d’éviter les quiproquos et les communications interposées.
Maintenez le cap sur vos ambitions !
Rigueur et minutie sont les secrets d’une bonne gestion des tâches, cependant l’utilisation d’outils de gestion de tâches intuitifs et conviviaux vous aide à rester concentré sur vos objectifs stratégiques.
Prenons l’exemple du pôle marketing qui a pour ambition d’augmenter le nombre de visites sur son site.
Il s’agit d’un objectif stratégique, qui découpé en tâche pourrait s’apparenter à de la création de contenus hebdomadaires.
Ainsi vous poursuivez sereinement vos objectifs, en vous libérant pas mal de charge mental, votre objectif est découpé en tâches régulières et atteignables.
Par la suite, l’utilisation d’un outil de gestion de tâches optimise vos ressources.
En suivant vos tâches à la loupe, vous savez quelle personne est déployé sur certaines tâches à quelle fréquence, et quel matériel exact nécessite cette tâche.
Ainsi, vous bénéficiez d’une meilleure allocation des ressources humaines et matérielles.
Vous augmentez votre productivité et votre efficacité en réduisant le gaspillage de ces ressources.
La flexibilité et l’agilité qu’offre un gestionnaire de tâches sont décuplés par le no-code.
Optez pour un outil de gestion des tâches no-code vous aide à réagir rapidement aux changements de plannings, et d’adapter vos plans et priorités en temps réel en seulement quelques clics, le tout de manière synchronisée.
Tous ces avantages que propose un outil de gestion des tâches maximisent les chances de réussite de votre projet.
Le suivi et l’analyse continue de vos tâches vous permettent d’ajuster vos stratégies en conséquence, ce qui de fait a un impact positif sur la réalisation et la concrétisation de vos projets.
Dans un premier, comme avant tout choix, définissez vos critères de sélection en fonction de vos besoins avant de jeter votre dévolu sur l’outil de vos rêves !
Nos têtes bien faites vous conseillent de partir sur ces critères :
Et si vous ne trouvez pas votre bonheur, commandez à nos têtes bien faites un outil de gestion de tâches sur mesure !
Au début de l’article, nous avons introduit l’outil Notion, mais ce n’est pas le seul outil no-code pour la gestion de projet. Airtable, et Coda répondent également à ce besoin.
Notion
Bien que Notion soit spécialisé dans la gestion de projet, il convient plutôt aux petites et moyennes équipes. Il peut être pertinent de créer un espace Notion par équipe, afin de ne pas vous perdre parmi les diverses informations et d’interconnecter vos autres espaces de travail entre eux. Afin de suivre l’avancée du projet de chaque équipe.
Airtable
Sinon, vous pouvez toujours optez pour Airtable qui grâce à son système de Table vous permet de segmenter vos projets par équipe, et d’obtenir une vision plus claire en proposant différentes vues. Airtable est un outil plus robuste surtout en terme de base de données, contrairement à Notion, ses interfaces peuvent contenir une grande volumétrie de données, sans que cela ne vienne brouiller la vision de l’avancée de vos projets.
Coda
Enfin, l’outil Coda combine les deux avantages d’Airtable et Notion et a la capacité de gérer de les gros projets, nécessitant des grandes équipes sur la durée. C’est l’outil idéal si vous êtes une grande entreprise voulant assurer la gestion d’une grande volumétrie de données et un suivi claire et millimétré de vos tâches depuis un seul et même outil.
Pour faire votre choix, vous pouvez donc suivre les critères recommandés plus haut, mais aussi prendre en compte la taille de vos équipes et de votre projet !
Chez Bienfait nous sommes une petite équipe, mais pas pour autant moins efficiente, c’est pourquoi en tant qu’expert no-code nous faisons le choix de Notion pour notre gestion de projet.
Créer un tableau de bord de gestion de tâches sur Notion n’a jamais été aussi simple !
Dans un premier temps, créez un espace Notion, avec un onglet dédié à la gestion de vos tâches.
Puis cliquez sur “+” et sélectionnez dans “base de données” : “Tableau vue Kanban” :
Déployez votre tableau et commencez à remplir votre dashboard comme bon vous semble.
Vous pouvez soit lier votre tableau à une base de données déjà existante, ou bien simplement démarrer de zéro.
Définissez le statut de vos tâches, leurs dates d’échéances, et assignez les au collaborateur responsable de tâche en question.
Si vous souhaitez ajoutez plus de propriété à votre outil de gestion de tâches, c’est tout à fait possible :
Notion vous offre réellement la possibilité de personnaliser votre gestion de tâches, vous pouvez également connecter votre tableau à d’autres outils et même créer des automatisations à partir de tableau à l’aide d’outils comme Make ou Zapier
Notion profite également de fonctionnalités collaboratives, qui vous permettent de communiquer avec votre équipe depuis un seul et même espace. Vous pouvez ajouter des commentaires aux tâches de vos collaborateurs et les taguez afin de fluidifier la communication sur le projet et stimuler la cohésion d’équipe :
Vous pouvez évidemment filtrer, trier, et rechercher vos informations, afin d’obtenir la vue la plus pertinente pour vous :
Ainsi chacun des collaborateurs, peut personnaliser sa vue, afin d’afficher ses tâches assignés, et le chef de projet peut suivre à la loupe qui travaille sur quoi, le tout en quelques clics seulement.
Ce qui vous permet en tant que Product ops, d’insuffler une dynamique agile au sein de vos projets et de gagner en rapidité sur vos process.
La valeur ajoutée de Notion en tant qu’outil de gestion de tâches, réside dans sa capacité de personnalisation, et la flexibilité de ces fonctionnalités intuitives et modulables.
De plus, opter pour cet outil no-code de gestion de projet vous permettra de centraliser vos projets depuis un même espace de travail.
Ainsi avec Notion, vous pouvez obtenir un espace de travail sur mesure, intuitif et convivial, sans attendre des mois de développement, et sans exploser votre budget !
Le no-code vous offre l’opportunité de reprendre le contrôle sur vos projets et vos ambitions.
